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Documentation Index

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Automatizaciones

Las automatizaciones de Whaapy te permiten crear reglas tipo si pasa esto, haz aquello dentro de WhatsApp. Sirven para ejecutar acciones repetibles sin depender de que una persona o una integración externa revise cada conversación manualmente.
Las automatizaciones viven en el dashboard de Whaapy en /automations. No necesitas llamar al motor interno ni configurar infraestructura para usarlas.

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Qué resuelven

En un negocio real, muchas acciones se repiten todos los días:
  • etiquetar contactos nuevos
  • enviar un mensaje de bienvenida
  • mover un lead a una etapa del funnel
  • pausar la IA cuando interviene un humano
  • asignar conversaciones a agentes
  • avisar a un CRM o sistema externo
  • responder fuera de horario
  • procesar leads de Meta Lead Ads
Una automatización convierte esas reglas en un flujo explícito, visible y editable.

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Modelo mental

Cada automatización tiene cuatro partes:
ParteQué define
Nombre y descripciónPara qué existe la regla
TriggerQué evento o condición la dispara
Opciones avanzadasPrioridad, ejecución única, omitir IA o parar otras reglas
AccionesQué debe pasar cuando coincide
Ejemplo: 
Trigger:
Cliente escribe "quiero cotizar"

Acciones:
1. Agregar tag "lead-caliente"
2. Mover contacto a etapa "Cotización"
3. Enviar mensaje de bienvenida
4. Asignar agente por round robin

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Cuándo usar Automations

Usa automatizaciones cuando quieres que Whaapy actúe sobre eventos concretos.

Reglas repetibles

Etiquetar, mover, asignar o enviar mensajes cuando ocurre algo específico.

Operación comercial

Clasificar leads, avanzar funnels y dar seguimiento sin hacerlo manualmente.

Control de IA

Pausar, apagar o coordinar la IA para evitar dobles respuestas.

Sistemas externos

Enviar datos a otros sistemas usando HTTP requests o n8n.

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Automations vs IA vs Webhooks vs n8n

NecesidadUsa
Responder con criterio conversacionalAgente IA
Ejecutar una regla simple dentro de WhaapyAutomatizaciones
Recibir eventos en tu sistemaWebhooks
Orquestar flujos complejos entre appsn8n
Mandar mensajes desde tu appMessages API
No compiten entre sí. Normalmente se combinan. Ejemplo:
  • una automatización detecta un lead nuevo
  • actualiza el contacto
  • asigna un agente
  • envía un template
  • pausa la IA
  • avisa a n8n o a tu CRM

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Qué puedes automatizar

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Triggers

Una automatización puede dispararse por texto, comportamiento del cliente, cambios de funnel, horarios, eventos de IA o Meta Lead Ads.

Texto del cliente

Coincidencia exacta, contiene texto, keywords o regex.

Eventos de conversación

Primer mensaje, respuesta a IA o acciones posteriores al agente.

Funnel y horarios

Entrada a una etapa del pipeline o rango horario.

Meta Lead Ads

Lead recibido desde formularios conectados de Meta.
Ver Triggers.

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Acciones

Las acciones se ejecutan en orden. Pueden agregar tags, actualizar campos, mover etapas, enviar mensajes o templates, controlar IA, llamar un webhook, asignar agentes y actualizar datos del contacto. Ver Actions.

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Opciones avanzadas

OpciónPara qué sirve
PrioridadDecide qué regla se evalúa antes cuando hay varias posibles
Ejecutar una vezEvita repetir la misma regla para el mismo contexto
Omitir IAEvita que el agente responda cuando la automatización ya se encargó
Parar al coincidirHace que esta regla sea exclusiva y detenga otras automatizaciones compatibles
Estas opciones son importantes cuando tienes varias reglas parecidas.
Si dos automatizaciones responden al mismo mensaje y ninguna detiene a la otra, puedes terminar con acciones duplicadas.

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Casos comunes

Bienvenida a nuevos contactos

Detecta primer mensaje, etiqueta al contacto y envía respuesta inicial.

Meta Lead Ads

Convierte leads de formularios en contactos accionables.

Pausa de IA al escalar

Evita que la IA conteste cuando tu equipo toma control.

Webhook a CRM

Manda datos a sistemas externos o workflows de n8n.

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Por dónde empezar

1

Crea una automatización simple

Usa un trigger fácil de probar, como contains o keywords. Ver Primer flujo.
2

Agrega una acción segura

Empieza con tag, custom field o mensaje interno antes de usar HTTP requests o asignación.
3

Prueba antes de activar

Usa el test del builder para confirmar que el trigger coincide como esperas.
4

Activa y observa

Déjala activa y revisa resultados antes de agregar más reglas parecidas.